Gestionnaire d'administration des ventes F/H

L'entreprise

Fondée en 2013, Cailabs conçoit, fabrique et développe des solutions photoniques innovantes pour le spatial, l’industrie, les télécommunications et la défense. Spécialiste mondial de la mise en forme des lasers, l’entreprise a accéléré sa croissance dans le domaine spatial avec des stations-sol optiques clés en main qui intègrent une technologie de compensation de turbulence atmosphérique. Cela fait d'elle l'une des premières entreprises à exploiter le très haut débit permis par l'optique dans une station-sol commerciale.

Cailabs compte aujourd’hui 150 collaborateurs, dont 35 titulaires de doctorats. Avec 29 familles de brevets déposées, l’entreprise fait partie des PMEs les plus innovantes de France. Elle est basée à Rennes, avec des bureaux à Paris et Washington (USA).

Description du poste

Rattaché·e à la Direction Commerciale, vous jouez un rôle clé alliant administration des ventes et assistanat commercial. Vous êtes un soutien direct aux équipes commerciales et un point central de coordination avec les services internes (logistique, finance, gestion de projet, compliance).

Votre mission est d’assurer un traitement fluide et rigoureux des commandes, tout en contribuant activement au suivi commercial et à la relation client.

Vos missions principales seront :

• Gestion des commandes clients
  • Réception et enregistrement des commandes.
  • Vérification de la conformité : prix, conditions commerciales, délais et adéquation avec le devis transmis au client.
  • Alimentation rigoureuse de l'ERP : création de l’affaire, saisie de la vente (code produit, délais...)
  • Envoi de l’Accusé de Réception de Commande (ARC).
  • Mise en place éventuelle de Lettres de Crédit avec la finance.
• Suivi logistique et livraisons
• • Vérification des Incoterms selon les règles établies.
  • Coordonne l'information entre la logistique, le client et le chef de projet/superviseur d'affaire
  • Gestion des retards et litiges de livraison : rôle de point d’entrée client et transmission aux équipes internes.
•  Facturation et suivi des paiements
• • Émission des factures et avoirs.
  • Suivi des encaissements avec la comptabilité.
  • Relance des impayés.
• Assistanat commercial & relation client
• • Support administratif et opérationnel aux équipes commerciales.
  • Préparation de documents commerciaux et d'études adhoc
  • Pour les produits sur étagère, fourniture d’informations sur prix, délais, disponibilités, en coordination avec les services internes.
  • Support aux commerciaux sur les Incoterms
  • Gestion des réclamations clients (facturation, litiges transport) sur les produits sur étagère, en coordination avec la logistique.
• Administration et reporting
• • Mise à jour des bases clients, historiques de commandes, et données dans le CRM (Hubspot).
  • Production de tableaux de bord : ventes, forecasts, délais.
  • Application des procédures commerciales et légales (avec support de la compliance).
  • Vérification du document relatif à la marge brute.

Profil recherché

• Vous avez une expérience confirmée en ADV, assistanat commercial ou administration commerciale B2B idéalement dans un environnement industriel et international;
• Vous êtes rigoureux.se, avez le sens du service client et une forte capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs;
• Vous possédez d'excellentes compétences de communication écrite et orale;
• Vous maîtrisez les outils d'ERP et outils bureautiques (MS365);
• Vous avez un bon niveau d'anglais (oral/écrit).

En rejoignant Cailabs, vous trouverez : 

Langues souhaitées

• Anglais - Niveau avancé

Réf: 9e716a36-8115-4779-b6e0-c3dcf1627b97