Assistant.e Coordination & Suivi – Direction des Opérations F/H

L'entreprise

Fondée en 2013, Cailabs conçoit, fabrique et développe des solutions photoniques innovantes pour le spatial, l’industrie, les télécommunications et la défense. Spécialiste mondial de la mise en forme des lasers, l’entreprise a accéléré sa croissance dans le domaine spatial avec des stations-sol optiques clés en main qui intègrent une technologie de compensation de turbulence atmosphérique. Cela fait d'elle l'une des premières entreprises à exploiter le très haut débit permis par l'optique dans une station-sol commerciale.

Cailabs compte aujourd’hui 150 collaborateurs, dont 35 titulaires de doctorats. Avec 29 familles de brevets déposées, l’entreprise fait partie des PMEs les plus innovantes de France. Elle est basée à Rennes, avec des bureaux à Paris et Washington (USA).

Description du poste

Ce poste, au coeur de la Direction des Opérations, vous place au plus près des équipes opérationnelles et des enjeux quotidiens de l’entreprise. 
 
Rattaché(e) directement à la Direction des Opérations, vous intervenez là où tout doit s’articuler : informations, priorités, décisions, actions.  
 
Votre rôle consiste à donner de la cohérence, à faire circuler les bons éléments au bon moment et à permettre aux décisions prises d’être réellement mises en œuvre.  
 
Vous n’êtes pas là pour décider, mais pour rendre possible la décision, en structurant, en fluidifiant, en suivant, et en créant les conditions pour que chacun puisse avancer efficacement.  
 
C’est un rôle exigeant, parfois discret, avec une part moins visible mais essentielle, qui demande de l’écoute, du discernement et le goût du travail bien fait. 
 
Il offre une immersion rare dans la construction et la structuration des opérations, au plus près de celles et ceux qui les pilotent. 
 
 
Vos missions 

Faciliter la compréhension de l’activité opérationnelle  
•    Consolider les reportings des équipes opérationnelles et extraire les informations essentielles. 
•      Transformer les données en tableaux de bord clairs et exploitables. 
•      Assister dans la préparation et la mise à jour des supports de pilotage pour certaines instances, en relançant les acteurs et en intégrant les éléments disponibles (planning, points opérationnels, congés…). 
•      Accompagner l’équipe dans le suivi et l’adaptation des indicateurs opérationnels, en veillant à la complétude et à la fiabilité des informations remontées. 
•    Fiabiliser et automatiser les outils de suivi pour faciliter la lecture et la prise de décision. 
 
Faire avancer les sujets (suivi, relances, coordination) 
•    Planifier et suivre les actions issues des réunions et des projets. 
•    Relancer systématiquement les parties prenantes pour garantir le respect des deadlines. 
•    Coordonner les interlocuteurs internes et externes afin d’éviter blocages et pertes d’information. 
•    Maintenir la dynamique d’avancement de certains projets opérationnels. 
•    Contribuer à la convergence des échanges sur les projets transverses pour produire des livrables clairs. 
 
Structurer et sécuriser les réunions 
•    Organiser et faciliter les rituels et réunions opérationnelles clés. 
•    Préparer tous les supports nécessaires en amont pour maximiser l’efficacité des échanges. 
•    Rédiger rapidement des comptes rendus synthétiques et exploitables, en identifiant décisions, actions, responsables et échéances. 
•    Dispatcher et suivre les actions dans les outils dédiés. 
•    Assurer que les plans d’action sont compris, acceptés et suivis par tous. 
 
Support à la communication et aux contenus 
•   Contribuer à la préparation et à la mise en forme de documents à fort enjeu (slides board, présentations investisseurs, supports internes). 
•    Adapter et compléter les contenus existants selon les besoins des projets. 
•    Participer à la préparation de documents pour audits ou levées de fonds. 
•    Préparer des synthèses et comptes rendus clairs à destination des équipes et de la direction. 
•    Maintenir un haut niveau de qualité et de cohérence dans tous les documents produits. 
 
Support aux projets et structuration opérationnelle 
•    Créer ou mettre à jour des tableaux Excel pour modéliser les besoins des projets. 
•    Implémenter des modifications, formules ou fonctionnalités dans Excel pour fiabiliser le suivi. 
•    Participer à la définition et à la consolidation des indicateurs pour suivre la performance des projets. 
•    Structurer des processus simples et efficaces pour gagner en productivité. 
 
Organisation, agenda et fluidification du quotidien 
•    Gérer des agendas complexes et planifier des réunions multiples. 
•    Anticiper les besoins de la direction et coordonner les rendez-vous. 
•    Relancer les interlocuteurs pour garantir la disponibilité des éléments attendus. 
•    Soutenir la direction et les équipes dans le suivi opérationnel au quotidien. 

Profil recherché

•    Très rigoureux(se) et fiable, avec un excellent sens de l’organisation. 
•    Smart, capable de comprendre vite, synthétiser, prioriser et anticiper. 
•    À l’aise avec les outils de suivi et Excel. 
•    Discret(ète) et professionnel(le), capable de gérer des informations sensibles. 
•    Curieux(se), adaptable et capable de travailler dans un environnement exigeant et en construction. 
•    Excellentes compétences en communication écrite et orale ainsi qu’en rédaction.
•    Maitrîse de l’anglais écrit et à l’oral, niveau avancé.

Langues souhaitées

• Anglais - Niveau avancé

Réf: 25e108e3-b63a-430b-a961-ce1d96224051